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La gestión de flotas es un desafío para la mayoría de las empresas, pues muchas veces no está ligada directamente al negocio principal de la compañía
La gestión de flotas es el término que se usa para abordar la administración de vehículos utilizados por una empresa de transportes, recolecciones o prestación de servicios. A diferencia de lo que muchos piensan, la gestión de la flota no se aplica solo a empresas grandes, con números expresivos de vehículos. Cualquier empresa que utilice algún vehículo para realizar entregas o prestar servicios debe tener una gestión.
Pero, ¿cómo gestionar una flota de vehículos? ¡Vea aquí 6 puntos importantes que no pueden faltar en la gestión de flota de vehículos!
¿Qué es la gestión de flotas?
La gestión de flotas son todos los datos, planes y estrategias sobre los vehículos de la empresa, utilizados con el fin de reducir costos y riesgos, utilizando la flota con mayor eficiencia al servicio de la empresa.
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Gestionar una flota significa controlar los procesos basados en información y datos recopilados, como la manera en que los conductores manejan, el estado y mantenimiento de los vehículos, la cantidad de combustible consumido, las rutas que se están siguiendo, la kilometraje recorrida, entre otros.
Estos datos ayudan a tomar mejores decisiones, ahorrar costos y resolver problemas de manera más fácil y eficiente. Cuando la gestión de flota se realiza bien, es más fácil descubrir si alguno de los procesos está causando muchos gastos y si el potencial de la flota está siendo aprovechado correctamente.
Gestión de la flota: lo que no puede faltar
Mantenimiento preventivo de los vehículos
Llevar los vehículos a mantenimiento solo cuando hay un problema puede ser una actitud que generará costos más altos que realizar el mantenimiento preventivo. Esto se debe a que, muchas veces, solo percibimos el problema en el automóvil cuando ya está avanzado.
Realizar el mantenimiento preventivo, además de disminuir gastos, puede garantizar la seguridad de los conductores de su flota. Reparaciones correctivas en el vehículo generan costos mayores, además de interrumpir el cronograma de transporte de la empresa, pudiendo generar pérdidas o insatisfacción de los clientes.
Los conductores pueden formar parte del mantenimiento preventivo, preparando una lista de verificación y verificando todos los ítems incluidos antes de iniciar un viaje. Así, los problemas podrán ser identificados de manera más rápida, evitando reparaciones más complejas y problemas y/o accidentes.
Seguro para flotas
Aún con los vehículos en regla con el mantenimiento, accidentes, hurtos, robos, colisiones y problemas pueden ocurrir. Tener un seguro de auto para flotas puede ayudar a la economía de recursos y a la protección de los conductores.
Además de asegurar a la empresa en caso de hurtos y robos, el seguro de auto ofrece asistencia 24h para problemas relacionados con mecánica, eléctrica y otros, como neumáticos pinchados, llaves dañadas.
En casos de accidentes involucrando a terceros, el seguro ofrecerá cobertura de los daños en los vehículos, además de atención en caso de heridos en la colisión.
Gestión de ruta
Negar la roteización es uno de los errores más graves en la gestión de flotas. Es importante realizar esta tarea para la disminución de costos, principalmente en mantenimiento y combustible.
Al tener acceso a información sobre la distancia, tipos de rutas posibles, si son pavimentadas y seguras, o la cantidad de peajes en el trayecto, la gestión de flota de vehículos puede hacerse de manera que permita un viaje más eficiente y seguro para el conductor.
Documentación al día
Durante la gestión de flotas existe una obligación relevante: mantener la documentación de los vehículos al día, así como pagar las tasas y tributos necesarios.
IPVA, Seguro Obligatorio, ICMS, entre otras tasas y compromisos están sujetas a intereses y multas si no se pagan en la fecha correcta, pudiendo incluso llevar a la aprehensión de los vehículos, lo que generará pérdidas para la empresa.
Capacitación de los conductores
Ofrecer capacitación a los conductores es esencial, ya que se convierte en una forma de extraer lo mejor de cada uno de los profesionales, mejorando el rendimiento del equipo. Capacitación que involucre cuidados con los vehículos, conducción defensiva y leyes de tránsito son excelentes cuestiones a ser planteadas y transmitidas al equipo de conductores.
Además, prestar atención a la salud de su equipo de conductores puede ser una forma de aumentar la eficiencia de la flota. Los conductores trabajan alrededor de 12h al día en Brasil, ejecutando movimientos repetitivos.
Orientaciones sobre salud preventiva, alimentación, ejercicios físicos, sueño adecuado y técnicas de conducción pueden ser medidas que garantizan mayor productividad, preservando la salud de los conductores.
Software de gestión de flotas
Con tantos vehículos, conductores y datos para recopilar y analizar, el profesional que se encarga de la gestión de la flota puede contar con la tecnología a su favor. Así, la tarea será aún más eficiente, reduciendo errores. Los softwares de gestión de flotas ayudan en el seguimiento de actividades, con agilidad, control y practicidad.
Por: Andreia Silveira, editora en SeguroAuto.org.
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